11 Tipps für ein besseres Zeitmanagement
24.09.2010
Wieder ein Tag vergangen, an dem man nicht das geschafft hat, was man sich vorher fest vorgenommen hat – 24 Stunden, die nun verloren sind. Höchste Zeit (ja!) sich dieser Sache einmal anzunehmen.
Hier sind meine 11 persönlichen Tipps, um aus jedem Tag das Beste herauszuholen. Effektivität alleine reicht nicht. Nur wer effizient ist, kommt voran.
Nehmen Sie sich also die Zeit, diese Liste in Ruhe zu lesen. Die Zeit, die Sie dafür benötigen, haben Sie durch Anwendung der Tipps im Nu wieder raus.
* * *
1. Eine to-do-Liste jeden Tag
Erstellen Sie jeden Abend vor Ende der Arbeitszeit eine to-do-Liste, die jeweils für den folgenden Tag gilt. Anhand dieser einen Liste können Sie sich dann am nächsten Morgen orientieren. Was sich zeitlich planen lässt, sollte auch mit entsprechender Dauer berücksichtigt und eingetragen werden.
Hinweis: nutzen Sie nur eine Plattform. Dies kann das Firmeninterne System sein, dies kann iCal sein, dies kann ein handschriftlicher DIN-A4-Zettel sein. Für was Sie sich auch immer entscheiden – nutzen Sie nur diese eine Plattform!
2. Priorisieren Sie
Priorisieren Sie Ihre to-do-Liste. Allzu oft beschäftigen wir uns mit Dingen, die zwar notwendig sind, aber von der Priorität auch ganz unten stehen könnten. Was uns direkt zum nächsten Punkt führt:
3. Erledigen Sie die wichtigsten Aufgaben zu erst
Die Priorität gewisser Aufgaben kann sich durchaus ändern. Gleichen Sie Ihre Liste am Morgen als Erstes mit Ihren Emails ab. Gibt es etwas Wichtigeres zu tun, rutschen alle Punkte einen Schritt nach unten. Ist Ihre Aufgabe von gestern nach der Prüfung immer noch die Wichtigste, wird mit dieser begonnen.
Es kommt viel zu häufig vor, dass Sie sich etliche Stunden mit Dingen beschäftigen, die einen Tag oder gar eine Woche später erledigt werden könnten, am Abend dann aber merken: Punkt X muss unbedingt heute noch raus. Vermeiden Sie solche Überraschungen durch bessere Vorplanung.
Fangen Sie jedoch keine Aufgaben an, die 60 Minuten dauern, wenn Sie keine 60 Minuten haben.
4. Arbeiten Sie Mails ab
Dies ist einer meiner Lieblingspunkte. Viele Menschen nutzen das Email-Programm inzwischen als eine weitere to-do-Liste. Mails werden gelesen und anschließend wieder auf ungelesen gesetzt. Kurze Zeit später der gleiche Vorgang.
Wenn Sie Mails abrufen, arbeiten Sie diese auch sofort ab. Dinge, die mit einer 2-3 minütigen Antwortmail getan sind, sollten auch umgehend erledigt werden. Aufgaben, die mehr Zeit benötigen, kommen auf die to-do-List (ggf. für den nächsten Tag). Rein informative Schreiben oder längere Texte werden archiviert.
Lassen Sie Ihre Mails im Mailprogramm nicht als “ungelesen” stehen!
5. Nutzen Sie Zeit, die Sie anderenfalls nur “absitzen”
Im Wartezimmer, im Bus, in der Bahn, im Flieger. Hier verbringen Sie Zeit, weil Sie es müssen. Wieso diese Zeit nicht nutzen? Bring your Stuff!
Tragen Sie Ihr Smartphone, Ihr Laptop, ein Sprachgerät und/oder einfach ein Notizbuch
Verbringen Sie diese Zeit nicht einfach damit, an die Decke zu schauen oder Magazine zu lesen, die Sie nicht interessieren.
6. Schätzen Sie Ihre Zeit
Wägen Sie immer ab, ob es sich lohnt, Geld zu sparen, wenn Sie dadurch selbst mehr Zeit und Energie in die Sache investieren müssen. Oftmals ist der Zeitwert größer als die potentiell eingesparte Geldmenge.
7. Schließen Sie Aufgaben ab
Wenn Sie etwas anfangen, bringen Sie es auch zu Ende (auch bei größeren Projekten finden sich einzelne Tasks, die abgeschlossen werden können). Vermeiden Sie halb-fertige Dinge wieder und wieder aufzunehmen. Denn Sie verlieren dabei jedes Mal Zeit: Zeit für die erneute Einarbeitung, Zeit für Fragen, die eigentlich schon geklärt waren, und Zeit für Unterbrechungen, die durch bereits neu angefangene Aufgaben anfallen.
Schließen Sie Ihre Aufgabe in allen Bereich ab. Von Beginn an bis zur letzten Email.
8. Treffen Sie Entscheidungen
Vermeiden Sie es unbedingt, Entscheidungen auf die lange Bank zu schieben. Sobald Sie alle Informationen für eine Entscheidung vorliegen haben, treffen Sie diese. Eine suboptimale Entscheidung mit bestmöglicher Ausführung ist manchmal sogar besser als eine richtige Entscheidung, die viel zu spät kommt.
9. Vermeiden Sie Ablenkungen
Sie erhalten Emails, lesen den Twitter-Stream/Status-Nachrichten bei Facebook, reagieren auf diverse Instant-Messages, haben etliche Push-Benachrichtungen auf Ihrem Handy und SMS und Telefonie sind sowieso Standard. Sie können mit diesen Kommunikationstools einen ganzen Tag verbringen, ohne wirklich etwas geschafft zu haben.
Meiner Meinung nach, sollte man auf keine dieser neuen Errungenschaften verzichten. Dennoch sollte man Sie so einsetzen, dass Sie einen nicht aufhalten. Sind Sie auf Facebook, gehen Sie Ihre Nachrichten durch, reagieren kurz auf Updates und schreiben ggf. noch selbst eine Meldung – boom, fertig.
Genauso können Sie mit Telefonaten umgehen. Machen Sie eine Liste mit Personen, die Sie anrufen bzw. zurückrufen möchten. Dann telefonieren Sie diese in einem Rutsch ab.
10. Vergeuden Sie keine Zeit mit “zeitsparender” Software
Es gibt ständig neue Software, die es uns noch einfacher machen soll, unsere to dos zu erledigen. Sie können enorm viel Zeit sparen, wenn Sie einfach nicht jeder neuen App zur Steigerung Ihrer Produktivität hinterherlaufen und sie auf Herz und Nieren prüfen.
Entscheiden Sie sich für ein Tool oder eine Art und Weise (siehe Punkt 1).
11. Planen Sie in Orten
Wenn Sie einen Termin am Ort X haben, prüfen Sie all Ihre to dos nach weiteren Aufgaben, die Sie in den kommenden Tagen hier erledigen müssen. Sie sparen sich doppelte oder dreifache Fahrtzeiten.
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Zugegeben, einige dieser Tipps sind gewöhnungsbedürftig. Wenn Sie jedoch nach und nach die Vorgänge optimieren, schaffen Sie es letztlich mehr aus dem Tag zu machen. Die 24 Stunden vergehen – ob Sie etwas schaffen oder nicht. Versuchen Sie daher immer das Beste daraus zu machen.
Fotos: Flickr: PresleyJesus, CC; Flickr: moguphotos, CC; Flickr: jmv, CC; Flickr: cogdogblog, CC
Tags: Zeitmanagement
Von David Hamann
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